Gör det du är bäst på och låt andra göra resten. Eller – på managementsvenska – koncentrera dig på din kärnverksamhet. Det är en filosofi som tillverkningsindustrin framgångsrikt tillämpat i decennier, sporrad av just-in-time konsulter och knivskarp global konkurrens. Men varför skulle bara industrijättar kunna välja att slippa bli experter på avdragsregler och lönehantering? Små och medelstora företag har lika mycket att vinna på att överlåta administrativa processer till externa leverantörer, som erbjuder såväl ny teknik som fräsch kompetens och ansenliga stordriftsfördelar.

– Vi har sett att efterfrågan på tjänster som avlastar företagare ökar kraftigt. Idag är det inte bara industriföretag som väljer att lägga ut delar av verksamheten, och det handlar inte längre bara om delar av produktionen utan även personaladministration, löner, redovisning och fakturahantering, berättar Lars Mörk, chef inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers Affärsservice.

Enligt Lars Mörk är det en rad faktorer som bidrar till en ökad efterfrågan på outsourcing. IT-utvecklingen har gjort webbaserad administration enklare, samtidigt som den förstärkt stordriftsfördelarna inom processer som reskontra- och lönehantering. Nya gränssnitt gör det enklare för kundföretag och outsourcingleverantör att dela på ekonomiadministrationen.

Baksidan av den svindlande IT-utvecklingen är naturligtvis att det kostar att ligga på topp. Affärssystem är inte gratis och ständiga uppdateringar kräver ibland nya pengar och oftast kompetensutveckling och support.
– Istället för att investera i system som kräver systemkunnande, support och backup kan man låta någon annan ta ansvar för att hänga med i IT-utvecklingen och ändå vara säker på att dra nytta av den senaste tekniken, påpekar Lars Mörk.

Trots allt tal om det papperslösa kontoret är det fortfarande cirka 120 000 anställda i Sverige som arbetar med ekonomiadministration i någon form ute på företag och hos konsulter. Den absoluta merparten av dessa personer finns fortfarande inom interna ekonomiavdelningar men de externa leverantörerna förväntas växa kraftigt. Skälet till det är bland annat att det krävs stora investeringar i IT och att kommande stora pensionsavgångar gör det allt svårare att rekrytera personal med rätt kompetens. Dessutom vill många småföretagare helst slippa personalansvar. 

I en undersökning bland 1 600 småföretagare som Öhrlings PricewaterhouseCoopers nyligen genomförde sade var tredje att de inte vill ha personalansvar, medan varannan påpekade hur svårt det är att rekrytera. Nära hälften av de tillfrågade ansåg att man gjort mellan en och tre felrekryteringar de senaste tre åren och företagen uppskattade själva att en felrekrytering kostar i genomsnitt 700 000 kronor.

– Mindre och medelstora företag vill ha en annan typ av kompetens, som jobbar mera med analys och utveckling av företaget i stället för att hantera transaktioner. Så i stället för att leta och anställa, köper man hellre administrativa tjänster externt, påpekar Lars Mörk.

 En annan trend inom outsourcing, menar Lars Mörk, är att företagen väljer att lägga ut vissa väldefinierade administrativa processer istället för hela ekonomiadministrationen. Ju mera regelstyrd en hantering är, desto mer lämpad är den för att specificera och lägga ut på tredje part.
– Vi är på väg mot en processlogik där en företagare till exempel väljer att plocka ut leverantörsreskontra och lönehantering för att sänka sina kostnader, men behåller resten.

Selektiv outsourcing är med andra ord ett nyckelord för dagen. Det kan innebära att behålla de administrativa delar av verksamheten som har ett strategiskt värde för företaget. Om ekonomichefen har en nyckelroll i fråga om till exempel affärsplaneringen är det fel att avskaffa honom eller henne. Detta är en trend som medfört att styckeprissättning istället för fasta avtal blir allt vanligare inom outsourcing. Något som enligt Lars Mörk innebär stora fördelar för
kunderna:
– Du betalar bara för det du köper och dufår alltid den senaste och bästa kompetensen. Du skapar flexibilitet när du ersätter fasta kostnader med rörliga.

Det övergripande målet för outsourcing är fortfarande att sänka kostnaderna för en viss funktion rejält. Lars Mörk säger att kostnadsbesparingar på mellan 15 och 20 procent är en god tumregel. Besparingarna beror naturligtvis på de stordriftsfördelar som kommer av att en enda aktör hanterar väldigt många transaktionerför en mängd olika företag, varesig det handlar om löner eller leverantörsreskontra. Och med en IT- och teknikutveckling som ständigt accelererar tror Lars Mörk att det på sikt kommer att vara ett fåtal specialiserade aktörer som hanterar stora mängder leverantörsfakturor åt många olika outsourcingkunder.

– Det handlar om högt specialiserade aktörer, som investerat väldigt mycket i teknisk kompetens. Vi tror att branschen
kommer att konsolideras ytterligare. I dagsläget hanterar vanligtvis Öhrlings PricewaterhouseCoopers lokalkontor
redovisning och administration för de kunder som valt att lägga ut hela eller delar av sin ekonomiadministration. Samtidigt är man emellertid i färd med att bygga upp transaktionscentra på ett antal platser i Sverige, som ska kunna hantera större mängder av transaktioner för kunder med större volymer.

– Vår affärsmodell bygger på att vi finns på 130 orter över hela Sverige, och att vi kan erbjuda hög kompetens nära kundens verksamhet. Men utvecklingen går mot allt större volymer i outsourcing-sammanhang och då måste vi använda nya grepp i syfte att ytterligare pressa kostnaderna för kunden, påpekar Lars Mörk.

Enligt en undersökning som konsultföretaget Accenture genomfört är lönehantering det område som förväntas växa snabbast inom outsourcing. Redan idag har vart fjärde företag valt att lägga ut sin lönehantering på en extern aktör. Om tre år är motsvarande siffra 60 procent, förutspår samma studie.Lars Mörk förklarar varför just lönehantering är så attraktivt att lägga ut.

– Det är ett område som är lätt att avgränsa, samtidigt som det är mycket regelstyrt
och ändå relativt komplext. Lönehantering kräver också specialistkompetens inom områden som kollektivavtal och pension. En annan faktor som driver på utvecklingen inom outsourcing i tjänstesektorn är de stora butikskedjor inom exempelvis hemelektronik och sport- och fritidsartiklar som slår upp portarna till nya filialer hela tiden. Med sin långt gångna specialisering och tydliga satsning på stora volymer, pressade kostnader och låga priser mot konsument sätter dessa en ny standard för effektivitet inom handelssektorn.